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Diez pautas básicas para optimizar nuestro tiempo

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En realidad, no se necesitan más horas sino una buena gestión del tiempo. Aquí te dejamos 10 pautas básicas para sacarle mayor provecho a tu tiempo.

1. Programar diariamente nuestro tiempo y organizar nuestras tareas. El uso de una agenda para apuntar todo lo que tenemos que hacer para obtener los resultados concretos que deseamos alcanzar en la próxima jornada, nos será de mucha utilidad. Además, la mesa de trabajo siempre debe estar bien organizada, ya que cada papel que haya por medio tan sólo perturbará tu trabajo.

2. Establecer objetivos y priorizar nuestras actividades. Es vital priorizar sobre nuestros asuntos, ya que no todo es importante. Seleccionar los asuntos que nos aporten el máximo resultado.

3. Diferenciar las actividades urgentes de las importantes. Muchas veces vemos que todo lo que tenemos que hacer es importante, pero saber analizar lo que de verdad lo es y priorizar sobre ello es una de las claves fundamentales para aprovechar nuestro tiempo.

4. Poner nuestra máxima atención en las tareas importantes. Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a resolver crisis, es muy poco probable que podamos encontrarnos con situaciones tranquilas. Esto es lo que sucede cuando no atendemos lo importante y nos dedicamos, sobretodo, a planificar y atender lo urgente.

5. Aprender a decir no a tareas. Cuántas veces te han pedido que realices un documento o llames a un cliente cuando tienes multitud de tareas, el decir no o posponerlo cuando tengas más tiempo no supone el desagrado o desaprobación de tu responsable o compañero.

6. Agrupar las actividades similares que nos permitan ahorrar tiempo. Es mejor, por ejemplo, realizar de una sola vez todas las facturas, ya que el trabajo es parecido y podemos aumentar nuestra productividad al no tener que cambiar de tarea constantemente.

7. Olvidarse del perfeccionismo. En ocasiones entretenerse en perfeccionar un trabajo es dedicar un tiempo innecesario, es mejor, por ejemplo, dar por concluido un documento en el ordenador y seguir con otra tarea.

8. Eliminar los hábitos poco eficaces. No preparar reuniones, alargarlas innecesariamente, atender a los colaboradores en cualquier momento y con asunto de escasa importancia, recibir visitas no previstas, etc.

9. Delegar eficazmente. Si no puedes realizarlo o no tienes tiempo, delega en otra persona esa tarea, ya que es más importante que eso se lleve a cabo que intentar hacerlo tú mismo de forma rápida o poco efectiva.

10. Dedicar unos minutos al día para la reflexión y el análisis es sumamente importante, ya que detectar que factores o hábitos son nuestros ladrones de tiempo es fundamental para poder optimizar nuestro tiempo.

En definitiva, hay que intentar relativizar los problemas que puedan surgir si aún no han surgido, ya que según la ley PERLS

- El 40% de las cosas que nos preocupan no llegarán a ocurrir.
- El 30% ya ha ocurrido y no tiene sentido preocuparse.
- El 12% son problemas de salud.
- El 10% son preocupaciones diversas que se anulan entre sí.
- Sólo el 8% merece nuestra dedicación. Hay que preocuparse por este 8% y buscarle solución. Lo demás ocupa tiempo y nos lo hace perder.

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